如何提高会计人员工作效率?(一篇专门为会计人量身定做的好文)

管理会计入门2019-06-06 16:29:54

没完没了的加班是财务人员习以为常的事情,其实就是一个恶梦。提高效率是财务人员面临的迫切问题,暂就此问题发表个人看法,抛砖引玉,期望各位积极回馈探讨。



一、优化流程

  1.先记帐、后付款(先单后款)

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  所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有:

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  a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。

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  b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。

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  c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。

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  d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。

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  e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。

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  f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。

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  多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。

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  2.分散工作

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  将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。

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  a)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。

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  b)提前填制摊销、预提凭证。

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  3.分割和整合

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  将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。

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  a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。

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  b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。

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  4.倒推、挤压

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  以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率),倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。

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  应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。

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  5.合理规划

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  合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:

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  时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

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  1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)

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  2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)

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  3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)

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  4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)

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  处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。

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  “四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

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  上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:

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  1)四个象限是会转换的,“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。

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  2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。

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二、工作量整合


  1.消除浪费

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  浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。

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  1)准确率与复核之间的辩证关系。

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  复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。

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  2)全局观。

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  自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。

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  自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。

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  2.消除无关劳动

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  多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。

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  3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。

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  如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。

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  4.简化工作

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  定期梳理工作,去掉不必要的环节。

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三、精益求精


  1.合理化建议

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  不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。

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  2.自我完善,多学习、多请教

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  从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。

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  3.利用外力

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  不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。

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四、职业素养


  1.格式

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  保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。

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  2.勾稽关系(内外、公式、全局)

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  勾稽关系体现数据的准确性,表现在:

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  1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。

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  2)报表公式准确,尤其使用Excel时,很多错误都是因为未检查公式导致。

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  3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。

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五、集体与个体


  1.人性的弱点

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  多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。

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  对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。

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  对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:

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  你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;

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  你念或者不念我,情就在那里,不来不去;

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  你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;

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  你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;

  ...

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  其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。

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  每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。

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  2.集体的力量

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  俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+1>2力量的前提。

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  3.个人组成向上的集体

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  实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。

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  4.明确的奖罚措施

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  现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。

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  5.发挥个人的积极能动性

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  这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。

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来源:张熙庭-会计之音(ID:zhanlueyusuan),由“管理会计入门”整理发布。