“智慧校园”背景下财务信息化管理模式研究

枫叶智库2019-04-19 12:55:06

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目前财务信息化建设存在的问题

我国高校财务信息化建设主要经历了校园网、数字校园和智慧校园三个建设阶段,相应的从最初的会计电算化发展到以管理为中心、资源数字化和应用多样化的数字校园财务办公平台,再到即将迎来的环境全面感知、网络无缝互通、海量数据支撑、开放学习环境和师生个性化服务相互融合的“智慧校园”财务综合服务平台。

“智慧校园”是数字化办公平台的拓展和提升,面临新的财务环境,目前的财务信息化建设主要存在以下问题:


1.财务信息化的顶层设计需要进一步完善。财务信息化顶层设计没有结合国家政策、学校财经工作发展路径进行拓展和延伸,财务信息系统的整合和财务管理流程的重组没有从工作理念和思路的双重转变出发。

2.数据标准不统一,信息共享程度低。高校具有复杂的组织结构,不同部门业务交互的过程中,由于信息共享程度低,数据互联互通性差等原因,导致工作效率低下。

3.数据整合性差,无法满足决策者需求。大量财务数据的沉淀,由于政策性原因变更科目或项目属性、更换财务系统等原因,导致多年来的数据没有很好的汇总,分散的数据没有整合成有效的信息,决策者无法及时、准确地汇总和预测。

4.计算机资源分布不均,灵活调度困难。在传统的IT架构下,计算机资源分布不均衡,灵活调度困难,经常会出现某个应用计算能力不足,而某些应用计算能力过剩的情况,造成了投资浪费。

5.内控制度与财务信息化建设不适应。高校财务内控风险来自三个方面:外部不可抗的风险;计算机软、硬件及网络风险;人为风险。各高校在信息化建设过程中面临着较大的风险,需要不断改善现有内控环境提高内控监管水平。

6.信息化的滞后为财务人员的转型造成障碍。大数据背景下财务人员从财务会计到管理会计的转型成为必然,滞后的信息化技术使财务人员的数量和工作量都无法达到最佳配比,更影响了分配在财务管理和数据分析的时间。

7.以师生为中心的人性化服务并没有做到面面俱到,管理效率依然处于较低水平。财务服务方式不能全面地面向用户和业务部门,财务工作模式仍然以用户需求为主,而不是主动提供财务信息。

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“智慧校园”背景下财务信息化模式的研究

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基于“智慧校园”财务信息化系统构建

针对数字校园财务信息化存在的问题,“智慧校园”财务信息化新模式应该从财务内部信息系统间的整合、财务系统与校内外信息系统互联、财务云平台与“智慧校园”云平台的全面融合三个方面进行变革,如图1所示。

通过信息化对报账流程再造,将物流、信息流、资金流统一,既节约了用户的时间成本,提高了财务和相关部门的办事效率,又对整合的数据进行了合理、有效的分析,从而对管理上需要改进的地方提供更加科学合理的数据支撑,推动学校的全面创新,最终实现教育、决策的规范化、精细化、科学化、个性化。

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财务内部信息系统间的整合

财务内部系统是整个财务信息化管理的核心,过去以财务核算系统为主的会计模式已经不能适应国家对高校的要求,必须形成以预算管理、资金管理、分析决策全生命周期的财务管理体系。

全面预算系统、核算系统、决算支持系统的互联互通是不断完善财务管理生命周期的必要支撑,全面预算系统可以更好地执行财政三年滚动预算要求,通过长计划短安排的形式更好地统筹和平衡预算收入和支出方案,预算执行过程中的实施、控制和管理与财务核算相制约,对执行结果和差异的分析可以更好地支持决算分析。整个生命周期通过计划、执行、监控、分析落实学校的事业发展和战略目标。

全面预算系统、核算系统和决策支持分析系统(也称作财务驾驶舱)的实时对接可以优化财务管理方式,提高工作效率。

传统的工作流程:


(1)学校领导提出预算目标;(2)财务部门组织各部门申报下年度支出情况;(3)财务部门对上报数据进行汇总,如果有问题重新上报数据再汇总;(4)财务部门整理一份报告和预算进行简单对比;(5)财务预算部门根据财务计划设置项目,并逐一根据上报的预算表编制预算;(6)业务部门根据工作计划到财务部门报销,如果发生预算变化提交报告重新编制预算;(7)财务部门通过核算系统统计预算执行情况,对数据进行分类并通知业务部门,主管部门到财务申请才能获取整个部门预算执行情况;(8)年底,财务部门通过核算系统统计决算数据,编制报表。

传统的工作流程主要有四个缺点:


(1)预算管理缺乏完整的预算指标体系,业务部门主观认为预算编制是财务的工作,自己只是协助作用;(2)有限的财务人手不能及时、全面地监控财务数据,庞大的数据需要大量时间整理汇集财务报告,需要大量时间跟各业务部门进行沟通;(3)由于信息不对称、管理目标不同,预算执行过程与预期存在偏差;(4)业务部门办事烦琐,预算调整或获取执行报告需多次往返财务部门,存在时间成本。

整合的财务内部信息系统可以优化财务生命周期,解决了传统工作流程中的问题,重组的工作流程为:


(1)学校领导组成的全面预算管理委员会提出校级初步预算;

(2)主管部门与院系作为预算二级部门组织下级单位申报预算并审批;

(3)财务部门对审批的预算进行审核和调整并上报财政,各费用项预算直接从预算系统转入核算系统;

(4)主管部门和院系可以在预算系统中实时查询、分析预算分配和实际收支情况报告,系统自动跟踪数据,对执行度低的项目实时警报;

(5)业务部门发生预算调整直接在预算系统填报,经主管部门和财务审批后即可进行财务核算;

(6)财务部门在预算期间组织三年滚动跨年预算,各部门实时根据系统指标填报预算;

(7)年底,决策支持系统直接从预算、核算系统获取数据,根据科目、项目、资金来源、经费性质等指标生成报告和分析预测图表。

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财务系统与校内、外信息系统互联

1.财务系统与校内信息系统对接

高校财务内部核算系统是一个相对封闭的电算化系统,因财务数据独立,数据互联互通性差的原因,与高校其他管理系统信息共享度低。随着各高校一卡通系统平台的建设,从学校层面统一数据标准,通过其预留的拓展接口,可以实现高校财务内部系统与其他部门MIS系统的数据共享和功能拓展。

如图2所示,通过统一的数据标准和用户信息,将整块的财务记账信息分割成用户财务信息,从而实现各部门系统实时获取财务数据反馈,控制用户在教学、教务的活动,提高管理效率,同时减少财务人员工作量。财务系统与高校内部其他系统的对接可以推进互联网+下财务与教务、研究生院、科技处等部门间系统的互联互通。

主要是学费、工资酬金系统与教务管理、研究生管理、宿舍管理、助学贷款、迎新、离校系统的对接,财务系统与科研管理、资产管理等系统的交互,对拓展高校管理范围,简化管理流程有积极作用。

以科研系统对接为例,没有对接之前科研人员需要大量往返科研部门和财务部门,立项、预算申报、预算调整和结题等活动都需要经过两个部门的审批,而且由于部门间信息的不对称性,往往提高科研人员的时间成本,甚至导致课题延误。

对接后的系统,项目信息和财务信息通过共享的服务器在财务系统和科研系统实时反馈,科研人员只需要通过科研系统进行项目立项、预算申报,各部门对共享的信息实时审批后,财务通过预先设置的项目关系直接在核算系统获取立项和预算信息,既减少了工作量又减少了出错率;科研人员直接从科研系统查询项目信息以及到款信息,通过简单的按钮即可办理落款、预开发票、预借票据等业务,而财务系统可以通过传递过来的数据生成智能凭证,及时准确地形成核算信息;项目结题时科研人员直接通过科研系统获取结题报告等。

2.财务系统与校外信息系统对接

借助“智慧校园”的共享接口,不仅要实现“智慧”管理,更要实现“智慧”审计、“智慧”监控等。

票据系统与税务部门系统对接,可以智能识别票据真伪;无现金系统与银行系统对接,实现智能资金电子划转、减少资金风险、提高支付速度;档案管理系统与审计部门系统对接,实现档案的电子凭证保存和智能查询原始凭证功能;数据监控系统与教育部、财政部系统对接,实现上级单位对高校财务异常的实时监控和反馈。

3.人性化服务

人性化服务可以从扩展服务的时间和空间、扩充服务手段等方面着手,主要通过以下几种方式:


网上投递平台可以从根本上改善高校师生集中报销、排队等候的现象,实现“无等候报账”;

网上查询平台可以充分地为师生展示项目的执行情况,并及时对到期项目预警;

报销单自助投递机是网上投递的拓展功能,可以24 小时承接接单任务,为师生带来方便;

智能手机APP和微信服务使财务报销地点不拘泥于办公室,节省师生报销时间和简化报销流程;

通过APP和微信服务发送报销物流,减少成本,同时发布实时工资、项目等信息,更新财务新政,让师生第一时间了解财务管理变化;

电子签名方便了负责人,实现远程、实时审批,提高资金使用效率;

缴费平台实现缴费分类管理,支持银联和微信、支付宝缴费等。

高校财务服务是财务管理体系中的重要部分,对高校的财务管理水平发展有积极的影响。高校财务管理应当以科学发展观为工作导向,坚持以人为本,打造人性化服务为特色的管理形象,开创管理新局面。

财务的服务对象包括广大教职员工、学生、投资主体、上级管理部门等,人性化服务可以大大减少服务对象的报销、查阅时间,使其投入更多的精力到教学、科研中,从而促进高校的整体发展,这也是高校财务战略的必然趋势。

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财务云平台与“智慧校园”云平台的全面融合

信息化云平台具有可拓展、可靠性高、按需分配、成本低、使用便捷五大优势,借助云平台可以对海量分布的信息资源进行集成共享,统筹利用已有的计算资源、存储资源、网络资源、信息资源、应用支撑等。

基于云平台的优点,财务信息化必须建设财务云平台融入“智慧校园”信息化云平台当中。针对高校财务的特点和应用功能,“智慧校园”财务云平台的建设方案如图3所示。

首先对信息资源进行整合,打破原有的信息孤岛现象,通过虚拟化软件共享数据源,建立信息资源池。在技术支撑和信息安全体系、标准规范和运维保障体系、监督评估和公共服务体系的规范下,“智慧校园”财务云平台主要分为基础设施层、平台服务层、软件服务层和客户端四个部分。

IaaS基础设施服务层中,通过主机、存储、网络设备等硬件以及共有云、私有云来满足公共平台各应用所需的互联网络等资源服务,并提供数据存储、计算服务、备份、负载管理等服务;

PaaS平台服务层分为两个层级,分别是公共平台和内部平台。公共平台为各应用提供共有服务,如身份认证、工作流、信息查询、报表管理、审批服务、短信服务等;内部平台是财务管理应用,可横向与校内其他应用进行对接拓展,如预算管理、核算管理、授权管理、数据分析、支付管理、收费管理等;

SaaS软件服务层中,用户可以直接租用公共平台提供的软件服务,减少了运营与维护的成本,提供的应用如财务信息综合平台、缴费平台等。

客户端(Client)不限于电脑浏览器、移动终端等展示方式。

“智慧校园”财务云平台的构建能提高服务器的利用率,解决计算机资源分布不均,灵活调度困难的问题,减少了投资浪费。

基于云计算构建和大数据分析的预算管理系统,能实现精准管控、丰富管理模式、提高预算效率、减少管理层级的效用;基于云计算构建和大数据分析的决策管理系统(驾驶舱),能将零散的财务数据汇总分析,提供图形可视化展示和趋势预测图,更有利于发现规律、辅助决策,为管理决策层提供更好的数据支持。总之,财务云平台的实现,进一步提升了用户体验,实现随时随地进行有效沟通和交流。

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“智慧校园”财务信息化实施保障

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总体规划,分步实施

“智慧校园”财务信息化是一个需要多个相关部门协同合作的多维度的系统工程,因此需要从学校层面进行顶层设计,建立“智慧校园”信息化领导小组,财务信息化作为其中重要的组成部分之一。信息化小组对整个“智慧校园”信息化进行定位,调研、论证并提出设计蓝图,指定实施方案和时间结点。

财务信息化根据学校的目标分步实施,梳理出业务的信息流、资金流和物流的逻辑关系,确定各个模块的实施顺序,比如先整合内部信息系统,再与已经成熟的外部系统逐一对接等。同时,加强财务人员培训和招聘,让既懂信息系统又懂财务的复合型人才加入整个过程,并通过培训让财务人员熟悉整个信息化流程,不断地提出修改建议。

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提高网络和信息的安全性

基于云平台的“智慧校园”财务信息化是财务网络与学校多个网络节点交互的复杂网络,对校园网络的安全性提出了巨大的挑战。网络安全性方面,需要加强对计算机病毒的防范,及时修补系统漏洞,加强网络监管力度;信息安全方面,需要及时做好数据备份,对基于云平台的信息存储,建议财务内部应用采用私有云,防止信息泄露,同时加强登录身份验证管理。

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加强风险防范意识,建设内部控制体系

在广泛收集资料、全面分析的基础上对信息风险进行评估,梳理学校所面临的重大风险,制定风险应对措施,构建系统化的内部控制体系。通过梳理业务流程权限,建立全面业务层面、规范化的权限框架。针对每个业务流程搭建风险控制矩阵,同时建立权限指引,对关键事项的发起、审核、审批、备案四种权限进行明确界定。内部控制体系的建立,有利于管理工作的信息化、规范化和科学化。

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完善财务制度与规范

面向服务的“智慧校园”财务信息化流程与传统的流程存在很多差别,为了保障其顺利实施,高校应该针对新业务、新流程制定相应的财务制度和规范,包括编制新流程的报账手册。

作者:郭菲,东北大学计划财经处;来源:《会计之友》。略有删减。

转载?河南教育信息化